Depuis la réforme de l’évaluation des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) portée par la Haute Autorité de Santé (HAS), la préparation de la visite est devenue un véritable enjeu à part entière. Structurer les preuves, mobiliser les équipes, éviter les pièges: autant d’étapes cruciales pour sécuriser une évaluation réussie.
Voici l’essentiel à retenir pour se préparer efficacement et être en conformité réglementaire en tant qu’ESSMS.
Pourquoi une démarche qualité solide est-elle indispensable ?
La qualité n’est pas seulement une exigence réglementaire. C’est avant tout un levier puissant pour améliorer les prestations proposées aux usagers.
La démarche qualité poursuit trois grands objectifs :
À travers ses 157 critères répartis en 9 thématiques, le référentiel d’évaluation HAS fixe un cadre rigoureux, mais constitue aussi une opportunité d’analyser en profondeur l’organisation et les pratiques professionnelles. L’objectif du référentiel HAS est de croiser les regards (en rencontrant les personnes accompagnées, les professionnels, la gouvernance et les membres du CVS) mais également de confronter l’oral à l’écrit.
La preuve au cœur de l’évaluation
Lors d’une évaluation, la HAS exige des éléments de preuve concrets pour attester du respect des critères. La seule parole des professionnels, même convaincante, n’est pas considérée comme suffisante. Cela s’est, d’autant plus, renforcé avec la fiche « Précisions méthodologique : Le système de cotation du dispositif d’évaluation de la qualité des ESSMS » (HAS, 09/10/2024).
Ces preuves peuvent être de plusieurs types :
- Documents institutionnels : projet d’établissement, règlement de fonctionnement, charte des droits et libertés, …
- Procédures et protocoles : description précise des actions, des responsabilités et des délais d’exécution.
- Outils de pilotage : plans d’action, indicateurs qualité, tableaux de bord, comptes rendus de réunions, …
- Dossiers des usagers : données administratives, projets personnalisés, bilans de suivi, …
- Traçabilité des pratiques : tout ce qui permet de prouver que les actions quotidiennes correspondent aux engagements écrits tels que des comptes-rendus de réunion, validation des soins, validation des activités, prise des poids, …
Le mot d’ordre est simple : ce qui n’est pas écrit est considéré comme non fait.
Se préparer : une stratégie méthodique
La préparation ne peut pas se résumer à un simple rassemblement de documents à la veille de la visite. Il faut l’organiser comme un projet transversal structuré en plusieurs étapes clés :
1. Identifier les éléments de preuve pour chaque critère
La HAS fournit, pour chaque critère, des exemples d’éléments de preuve. Même si cette liste n’est pas exhaustive, elle constitue un excellent point de départ. Il est essentiel d’adapter ces exemples à votre structure et à vos spécificités.
Le logiciel Qualitéval va plus loin en vous proposant des exemples d’éléments de preuve plus précis.
Pour chaque critère, posez-vous les bonnes questions :
- Quel document montre que nous respectons ce critère ?
- Ce document est-il à jour et connu des équipes ?
- Prouve-t-il une pratique réelle et non une simple intention ?
Ce travail est indispensable pour ne pas courir après les éléments de preuve lors de l’évaluation, le planning -serré- ne vous le permettra pas.
2. Assurer la qualité des preuves
La qualité des éléments de preuve est tout aussi importante que leur existence. Un document non actualisé, ou une procédure appliquée seulement partiellement, affaiblira votre évaluation ou tout du moins suscitera des interrogations de la part de l’évaluateur.
Il est donc crucial de :
- Mettre à jour régulièrement les documents.
- Former les équipes pour qu’elles connaissent, appliquent et soient capables de présenter les documents.
- Aligner les pratiques quotidiennes sur les procédures écrites.
Au-delà des écrits, l’évaluation HAS pour les ESSMS comporte une phase d’observation. Les évaluateurs visiteront vos locaux pour vérifier :
- L’accessibilité pour tous.
- Ex : Accessibilité pour les personnes à mobilité réduite, encombrement des couloirs, …
- Le respect des bonnes pratiques professionnelles.
- Ex : Veiller au respect de l’intimité et de la dignité des personnes, en frappant avant d’entrer dans une chambre, en appelant les personnes par leur prénom, et en adoptant une forme d’adresse (vous/tu) conforme à leurs souhaits, …
- L’affichage obligatoire des informations pour les personnes accompagnées et le personnel.
- Ex : L’affichage réglementaire est-il à jour ? Les documents affichés sont-ils accessibles ?
- La vie dans l’établissement
- Ex : Les activités proposées, les lieux de vie, les heures des repas, …
Cette phase doit être soigneusement préparée en sensibilisant toutes les équipes. Il ne s’agit pas simplement d’un tour du bâtiment pour que l’évaluateur se repère.
4. Éviter les pièges classiques
Quelques erreurs sont fréquemment rencontrées lors des évaluations :
Une autoévaluation quelques mois avant l’évaluation peut aider à repérer ces risques et à les corriger à temps.
👉 N’hésitez pas à prendre rendez-vous avec le service formation pour plus de détail !
La mobilisation collective : clé de la réussite
Préparer une évaluation HAS n’est pas qu’un travail administratif : c’est l’occasion de valoriser votre établissement, de renforcer la qualité de l’accompagnement, et d’inscrire votre structure dans une dynamique de progrès avec un audit qualité de votre ESSMS.
Mobiliser l’ensemble des professionnels est fondamental pour :
- Assurer la cohérence des pratiques
- Valoriser les savoir-faire du terrain
- Instaurer une dynamique d’amélioration continue durable
Conclusion
Avec une préparation rigoureuse, méthodique et collective, vous transformerez l’échéance de l’évaluation en véritable levier de reconnaissance et de développement.
Les éléments de preuve ne sont là que pour valoriser le travail au quotidien :
👉 Une pratique sans preuve écrite n’existe pas
👉 Un écrit sans pratique est inutile
Seule l’alliance des deux donne toute sa force à votre démarche qualité !
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