La nécessité de créer un plan d’actions dans les établissements médico-sociaux
Dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS), la qualité de l’accompagnement des personnes accompagnées repose sur une organisation rigoureuse, une amélioration continue des pratiques, et une réponse cohérente aux exigences réglementaires. C’est dans cette dynamique que s’inscrit la nécessité de construire un plan d’actions, véritable outil de pilotage stratégique et opérationnel.
1. Qu’est-ce qu’un plan d’actions ?
Un plan d’actions est un document structuré qui formalise les mesures à mettre en œuvre pour atteindre un ou plusieurs objectifs. Il précise les actions à mener, les responsables, les échéances, les ressources nécessaires, les indicateurs de suivi et parfois les modalités d’évaluation. Il peut s’inscrire dans le cadre du projet d’établissement, du CPOM, de l’amélioration continue de la qualité, de réponse à l’auto-évaluation ou évaluation ainsi qu’à différents audits engagés sur l’ESSMS.
2. Pourquoi mettre en place un plan d’actions ?
- Amélioration continue de la qualité : Il permet de traduire les constats, résultats d’évaluations ou dysfonctionnements en actions concrètes et structurées.
- Conformité réglementaire : Depuis la réforme de l’évaluation en 2022, la Haute Autorité de Santé (HAS) exige des preuves tangibles de mise en œuvre d’actions correctrices et d’amélioration.
- Pilotage de l’établissement / service : Le plan d’actions offre une vision claire des priorités, permet de répartir les responsabilités et d’anticiper les risques.
- Implication des équipes : Il favorise la mobilisation collective autour d’objectifs partagés, renforce la communication interne et donne du sens aux missions quotidiennes.
- Traçabilité et évaluation : Il assure un suivi documenté des progrès réalisés, facilitant les bilans et la rédaction du rapport d’activité.
3. Quel est le lien entre le plan d’actions et l’évaluation HAS ?
Dans le cadre du référentiel d’évaluation de la HAS, le plan d’actions doit :
- Être formalisé, actualisé et suivi afin de répondre à l’objectif 3.10 : « L’ESSMS défini et déploie sa démarche d’amélioration continue de la qualité et gestion des risques »
- Être en lien avec les résultats de l’auto-évaluation ou les constats issus de l’évaluation
- Prendre en compte les attendus du référentiel national, notamment les critères impératifs (droit fondamentaux, événements indésirables, …)
- Être partagé avec les équipes et les parties prenantes (personnes accompagnées, familles, représentants du CVS, etc.)
Il est essentiel de rappeler qu’en cas de critère impératif côté 1, 2 ou 3 ; la HAS impose la mise en œuvre d’un plan d’actions correctives immédiat. L’établissement doit mettre en place des mesures pour corriger la non-conformité. Cela inclut :
- La rédaction d’un plan d’actions spécifique
- Le suivi rigoureux de sa mise en œuvre
- La communication aux autorités compétentes des mesures prises
4. Comment créer une fiche action efficace ?
Un plan d’actions est efficace s’il est :
- Cohérent avec les enjeux de l’établissement
- Clair et compréhensible pour tous les acteurs
- Porté par la direction et piloté de manière rigoureuse
- Révisé régulièrement selon les résultats obtenus
- Documenté pour assurer la traçabilité
5. Comment prioriser son plan d’actions ?
Pour renforcer son efficacité, on peut :
- Prioriser les actions : en fonction de leur urgence, de leur impact ou des exigences réglementaires
- Associer les équipes dès la conception, pour renforcer l’adhésion et l’implication
- Utiliser des outils adaptés
- Former les pilotes d’actions à la mise à jour du plan d’actions, pour assurer la montée en compétences
- Intégrer l’évaluation des actions dans la dynamique d’amélioration continue lors de la réalisation des comités de pilotage
- Communiquer régulièrement sur l’avancement, pour maintenir l’engagement et valoriser les réussites
6. Quelles sont les erreurs à éviter ?
Ces erreurs peuvent compromettre la mise en œuvre, l’efficacité, ou la conformité du plan, en particulier dans le cadre de l’évaluation HAS.
Ne pas partir d’un diagnostic clair
❌ Erreur : Créer une action sans connaître sa source.
👉 Conséquence : Les actions sont mal ciblées ou inefficaces.
✅ Bon réflexe : S’appuyer sur des constats précis issus de l’auto-évaluation, des audits, des retours des personnes accompagnées, des professionnels ou de l’évaluation HAS.
💻 Dans le logiciel Qualitéval : L’origine de chaque action est clairement définie et permet un suivi facilité du plan d’actions.
Formuler des actions vagues ou trop générales
❌ Erreur : “Améliorer la qualité de l’accompagnement” ou “renforcer la communication” sans préciser comment.
👉 Conséquence : Pas de pilotage possible, pas de suivi mesurable.
✅ Bon réflexe : utiliser la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini).
💻 Dans le logiciel Qualitéval : vous êtes invité à définir clairement le but de chaque action, puis à décliner la séquence de tâches permettant d’atteindre ce but.
Oublier de désigner un responsable pour chaque action
❌ Erreur : Actions sans pilote identifié.
👉 Conséquence : Personne ne se sent responsable, les délais ne sont pas respectés.
✅ Bon réflexe : Nommer un responsable clairement pour chaque action (et pas “l’équipe”).
💻 Dans le logiciel Qualitéval : La désignation d’un responsable (pilote) est obligatoire pour chaque action. Il peut être associé à des copilotes.
Ne pas fixer d’échéances réalistes
❌ Erreur : Plan d’actions sans délais, ou avec des échéances irréalistes ou trop lointaines.
👉 Conséquence : Projets non suivis, pas de mobilisation ou de priorisation possible.
✅ Bon réflexe : Planifier dans le temps avec des jalons intermédiaires.
💻 Dans le logiciel Qualitéval : Le paramétrage de la date de début et de fin (estimée/souhaitée) de chaque action est obligatoire. Et vous pouvez consulter l’Agenda pour voir la répartition de vos actions dans le temps, ce qui peut vous aider à mieux répartir la charge de travail pour les professionnels.
Négliger le suivi et la mise à jour
❌ Erreur : Le plan d’actions est rédigé, imprimé puis rangé dans un classeur.
👉 Conséquence : Aucune évolution, aucune traçabilité, non-conformité HAS.
✅ Bon réflexe : Mettre en place des revues régulières en équipe, et mettre à jour les actions selon leur avancement.
💻 Dans le logiciel Qualitéval : Le plan d’actions est toujours consultable par les différents utilisateurs, dans le logiciel. De plus, des notifications de rappel sont transmises automatiquement aux pilotes et co-pilotes à l’approche des échéances définies.
Trop d’actions, pas de priorisation
❌ Erreur : Liste trop longue, tout est traité en même temps.
👉 Conséquence : Dispersion des moyens, fatigue des équipes, actions inachevées.
✅ Bon réflexe : Prioriser selon l’urgence, les ressources disponibles et les critères impératifs HAS.
💻 Dans le logiciel Qualitéval : Il est obligatoire d’attribuer un niveau de priorité à chaque action dans le logiciel. Vous pouvez également utiliser le tri des colonnes du tableau du plan d’actions pour avoir une vision d’ensemble des actions à mener et modifier leur priorité ou les ressources associées pour optimiser votre plan. Et au-dessus du tableau, un filtre prédéfini vous permet d’accéder facilement aux actions liées à des critères impératifs.
Oublier les indicateurs de réussite
❌ Erreur : Aucune façon de vérifier si l’action a atteint son objectif.
👉 Conséquence : Difficulté à évaluer l’impact et à préparer un bilan.
✅ Bon réflexe : Intégrer des indicateurs simples (quantitatifs ou qualitatifs).
💻 Dans le logiciel Qualitéval : Un champ facultatif peut être activé facilement dans la fiche action pour renseigner le ou les indicateurs de suivi associé(s).
Exclure les professionnels ou les personnes accompagnées
❌ Erreur : Plan d’actions conçu uniquement par la direction ou le service qualité.
👉 Conséquence : Faible adhésion, manque de pertinence sur le terrain.
✅ Bon réflexe : Coconstruire le plan avec les équipes, représentants des personnes accompagnées, familles ou CVS.
💻 Dans le logiciel Qualitéval : Le logiciel permet de donner des accès aux différentes personnes impliquées dans le plan d’actions, et désigner les responsables (pilote et co-pilotes), ainsi que les personnes ressources associées à chaque action. De plus, vous disposez d’exports personnalisables permettant de diffuser facilement l’information aux différentes personnes impliquées, même si elles n’ont pas accès au logiciel.
Ne pas relier le plan aux objectifs stratégiques de l’établissement
❌ Erreur : Plan déconnecté du projet d’établissement ou des orientations institutionnelles.
👉 Conséquence : Perte de cohérence, difficulté à justifier les choix.
✅ Bon réflexe : Articuler le plan d’actions avec les axes du projet d’établissement/service, du CPOM ou du référentiel HAS.
💻 Dans le logiciel Qualitéval : Là encore, l’attribution d’une ou plusieurs origine(s) à chaque action permet de s’y retrouver à tout moment dans le suivi et la cohérence avec les axes ou thématiques mis en avant dans le projet d’établissement/service ou/et le CPOM, et bien évidemment en lien avec le référentiel HAS (module Évaluation).
En conclusion, dans un établissement ou service social et médico-social, le plan d’actions est bien plus qu’un document administratif. Il incarne la volonté de progresser, de garantir la qualité de l’accompagnement, et de répondre avec professionnalisme aux obligations de la HAS. Mis en œuvre avec méthode et engagement, il devient un levier puissant au service des personnes accompagnées et des équipes.
7. En résumé
Un plan d’actions réussi repose sur :
- Un diagnostic clair
- Des actions ciblées et concrètes
- Un pilotage défini
- Un suivi rigoureux
- Et une implication collective
8. Pour aller plus loin
